¿Qué son los manuales de operaciones de un restaurante?
Existe mucha leyenda negra sobre los manuales de los restaurantes, y posiblemente, merecen que lancemos una lanza a su favor, pero con puntualizaciones. No obstante, primero definamos qué son los manuales de un restaurante, porque a muchos restauradores aún le puede sonar a chino.
La palabra «manual» presentan en la RAE 14 acepciones, de ellas podemos señalar la que nos puede acercar más al tema tratado, tal y como apunta la novena de estas que dice: «libro en que se compendia lo más sustancial de una materia», que debería completarse con otras definiciones de la misma raíz que lo relacionan con «algo fácil de manejar» y «fácil de entender para ejecutar algo».
Por esto, se entiende que un manual de operaciones o procedimientos es el documento que contiene la descripción de un tipo de actividades o acciones concretas, que deben seguirse en la realización de las funciones de uno o más trabajos. El manual incluye además los cargos del personal que intervienen precisando su responsabilidad y nivel de participación.
Además, el manual de operaciones suele contener información y ejemplos de procesos, recursos, herramientas o técnicas a usar y cualquier otro dato que pueda ayudar en el correcto desarrollo de las actividades, en nuestro caso del restaurante, de manera fácil, sencilla y entendible.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las tareas a realizar, facilitando las labores de auditoría, evaluación, control interno y vigilancia.
Este documento proporciona la capacidad para evaluar si el trabajo se está realizando o no correctamente.
Igualmente, el manual de procedimientos cuenta con una descripción detallada y precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Este debe de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se hacen. Aunque esto pueda parecer un rollo, y muchos de los empresarios del sector hostelero no están dispuestos a invertir, lo que parece algo pesado y sin sentido hoy, tiene recompensa a medio y largo plazo.
Manuales de operaciones
Los manuales de operaciones se elaboran para sistematizar las tareas y los procesos, es decir, son herramientas de control.
Este tipo de manuales se relacionan frecuentemente con conceptos como los diagramas de flujos o flujogramas, representaciones gráficas que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se utilizan para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de entender.
Igualmente, se asocia con las auditorías, puesto que se tratan de aquellos documentos en los que registras las formas de hacer y pueden recoger las anomalías que se realizan continuamente.
La mayoría asocia las auditorias como un examen, pero a lo grande, donde se inspecciona o verifica la contabilidad de una empresa o una entidad, con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el patrimonio, la situación financiera y los resultados conseguidos por dicha empresa o entidad en un determinado ejercicio.
Pero, por qué no podemos hacerlo de nuestro trabajo, procesos y resultados, no solamente de la actividad contable. Sin embargo, ¿para qué sirve todo esto de evaluarse? Está claro que no es un tema de masoquismo hostelero, sino más bien la inquietud por saber cómo hacer bien las cosas, detectar nuestros puntos fuertes y flojos para seguir creciendo y mejorando en eficacia y eficiencia.
¿Para qué sirve un manual?
En el caso de que tengas un negocio de restauración o lo estés montando, cuando el concepto y todo lo demás este definido, tendrás que crear un manual de operaciones, que debe servir en primer lugar como una hoja de ruta hasta que se abra el local. Y en segundo lugar, como guía cuando tu restaurante esté en pleno rendimiento. Esta guía de protocolos es algo que tienes que pensar e ir completando sobre cada proceso, partida o área de trabajo.
Lo puedes plantear en dos partes que responde al modo de plantearse el trabajo de un restaurante. La primera parte responde a todo aquello que recoge las tareas, trabajos y procesos previos al servicio conocido como «mise en place». La segunda parte corresponderá a los trabajos que respondan solo a la realización del servicio.
A partir de aquí, manuales de operaciones de restaurantes hay muchos, según las áreas de trabajo y tareas que marquemos, como:
- Manual de operaciones de sala
- Manual de operaciones de cocina
- Manual de operaciones del departamento comercial, de marketing y de comunicación
- Manual de operaciones del departamento de administración y gestión
- Manual de operaciones de compra
En definitiva, elaborar un manual de operaciones para tu restaurante, te ayudará a crear uno de los activos más importantes para tu negocio, la constancia.
Un manual de operaciones para un restaurante se basa en crear un sistema de procedimientos estándares diarios de rutina, es decir, en plasmar en un sistema todo lo que se hace paso a paso en tu negocio, de tal forma que se convierta en una rutina y se pueda seguir previa capacitación al pie de la letra y así estandarizar tanto las recetas de tu negocio como el servicio de trabajadores casi de manera automática.
Ventajas de contar con un manual de operaciones
Algunos de los beneficios que tiene contar con un manual de operaciones para tu restaurante son los siguientes:
- Te ayudará a salir rápido de una fase improductiva.
- Reduce rápidamente la desorganización y la confusión que se produce durante el arranque de cualquier restaurante.
- Atraerá y mantendrá empleados de calidad en tu negocio.
- La gente quiere trabajar en compañías que sean organizadas y serias en lo que hacen. Esto significa crear un sistema de reclutamiento, entrevista y selección de personal y al mismo tiempo apoyar a nuevos trabajadores con la descripción de sus funciones.
Crear un manual de operaciones es un trabajo muy extenso, por ello, lo aconsejable es partir de lo básico, es decir, empezar por el menú y la cocina, calcular muy bien los gastos de este y realizar las recetas de cada plato.
Si tienes alguna duda sobre esto, no dudes en contactar con nosotros. Desde Gestor de Cocina estaremos encantados de ayudarte en lo que necesites.
