La restauración es una de las actividades más vocacionales y gratificantes que existen. Cada vez son más las personas que deciden hacer de su pasión por la cocina una forma y un medio de vida.
Unos lo hacen como asalariados y otros deciden dar el gran salto y ponerse al frente montando su propio restaurante.
Si eres de estos últimos seguro que tienes el talento, la idea, las ganas y sabes cómo conseguir la financiación. Solo te falta conocer los pasos burocráticos que debes seguir para que tu negocio se ajuste plenamente a la legalidad. Sabemos lo que estás pensando «¡El maldito papeleo!» Pero no dejes que esto te agobie.
En esta guía te vamos a explicar los pasos administrativos y documentación para abrir un bar y así poner en marcha tus sueño culinario. ¡Empezamos!
Abrir un restaurante: ¿qué documentos necesito?
Forma jurídica de nuestro negocio
Es la primera gran cuestión que debemos plantearnos cuando decidimos abrir nuestro restaurante. Podemos hacerlo básicamente de dos formas:
- De forma individual actuando como autónomos.
- De forma colectiva mediante la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada.
Actuar como autónomo
En estos casos asumimos individualmente el riesgo y ventura de nuestra actividad con nuestro propio patrimonio. Es menos frecuente. Se suele usar más para bares que no tienen un servicio de restaurante como tal.
Puede ser aconsejable en casos en que la apertura no requiera una inversión importante. Si decidimos actuar solos como autónomos, debemos tener en cuenta que nuestros ingresos estarán sujetos a la tributación por el Impuesto de la Renta de Las Personas Físicas (IRPF).
Los trámites a seguir son los siguientes:
- Darse de alta en el Registro Especial de Trabajadores Autónomos (R.E.T.A).
- Darse de alta en el impuesto de actividades económicas (IAE).
- Hacer la Declaración Censal para darse de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y retenedores.
Creación de una sociedad
Esta forma es la más común puesto que la apertura de un restaurante supone una inversión importante y lo más habitual es que se asocien dos o más personas aportando capital para formar una empresa y limitando el riesgo de las pérdidas al capital aportado y a las posibles garantías personales que nos pidan nuestro acreedores financieros.
Para constituir una SL necesitaremos 3.000 euros y realizar los siguientes trámites:
- Acudir al Registro Mercantil para pedir la reserva de denominación.
- Abrir una cuenta bancaria
- Realizar las aportaciones sociales dinerarias a esa cuenta.
- Pedir los certificados de aportación al Banco.
- Otorgar la escritura pública de constitución donde se detalla entre otros aspectos:
- El nombre de la empresa
- El domicilio social
- Su objeto social. En este caso, restauración
- El capital social y las participaciones
- Los socios y sus aportaciones
- Organismos y administradores.
- Otorgada la escritura de constitución, será su inscripción en el Registro Mercantil el hecho que determine su nacimiento legalmente.
- Pedir el NIF provisional.
- Darse de alta en el impuesto de actividades económicas (IAE).
- Hacer la Declaración Censal para darse de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y retenedores.
- Inscribir la empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
Ya tenemos la sociedad creada, veamos más trámites y documentos para abrir un restaurante.
Normativas autonómicas y municipales
Lo que hemos indicado hasta ahora es común en todo el territorio nacional. A partir de aquí la norma aplicable y los documentos para abrir un restaurante pueden variar de una comunidad autónoma a otra y de un municipio a otro.
Tanto las comunidades autónomas como los municipios tienen muchas competencias para fijar requisitos y regulaciones para abrir un restaurante por lo que dependiendo donde nos ubiquemos las reglas serán unas u otras.
Licencias administrativas en relación con local comercial
Para abrir nuestro restaurante necesitaremos un local comercial donde instalar el negocio, lo que nos obligará bien a alquilar uno o bien a comprarlo. El local puede estar ya acondicionado o no.
Licencia de obras
Si hay que acondicionarlo para nuestra actividad será preciso realizar unas serie de obras que requerirán la redacción de un proyecto visado por un arquitecto que se encargue de verificar que se hacen las obras conforme a la normativa exigible. Los locales destinados a restaurante han de cumplir una serie de requisitos sobre seguridad contra incendios, ventilación y normas de higiene, entre otros factores. Estas obras no podremos llevarlas a cabo sin la correspondiente licencia de obras del Ayuntamiento.
Esto redundará en la necesidad de que el local destinado a restaurante cumpla determinadas normativas municipales y autonómicas sobre salidas de humos, residuos, insonorización, evitando así posibles sanciones.
Licencia de primera ocupación
Una vez terminadas las obras será precisa la Licencia de Primera Ocupación. Es una licencia urbanística que concede el Ayuntamiento por la que se verifica que las obras realizadas y el local se ajustan a la legalidad urbanística y al proyecto técnico y de ejecución. En algunas comunidades autónomas este requisito se sustituye por una mera presentación de declaración responsable lo que nos permite ocupar el local sin necesidad de esperar a que el Ayuntamiento autorice la ocupación.
Licencia de actividad
Es el permiso administrativo que nos da el Ayuntamiento para abrir nuestro negocio de restaurante. Para ello se hace necesario presentar una solicitud y encuadrar adecuadamente el tipo de negocio de hostelería que vamos a abrir, pues no será lo mismo un bar, que un restaurante, que un bar karaoke o que un bar de copas de ocio nocturno.
Pagada la tasa y acreditados los requisitos para obtener la licencia el Ayuntamiento extenderá la misma.
Documentos contables para abrir un restaurante
Pero el papeleo no acaba aquí. Tendremos que comprobar que contabilidad debemos llevar en función de la forma jurídica que hayamos elegido.
En una sociedad limitada es obligatorio tener los siguientes libros contables:
- Libro de inventario y libro de cuentas anuales.
- Libro diario.
- Libro de Registro de IVA.
Tributación del restaurante
Unido a las obligaciones contables están las obligaciones fiscales. ¿Cómo tributa un restaurante? Hay varias respuestas dependiendo los casos.
- Si estamos constituidas en sociedad la tributación será a través de la Declaración del Impuesto de Sociedades.
- Si somos autónomos la tributación se hará a través de las normas del IRPF pero hay dos formas de declararlo:
- Estimación directa, determinando la base imponible mediante ingresos menos gastos.
- Estimación objetiva o por módulos. La base imponible se determina en función de elementos objetivos como sería la superficie del local, número de empleados, entre otros, aplicando unos baremos.
Además estaremos obligados a presentar las declaraciones trimestrales de IVA (modelos 303 y el cierre final en el modelo 390).
Documentación laboral
A parte de las cuestiones relativas a seguridad social, si tenemos contratados trabajadores será necesario hacer más papeleo para darlos de alta como trabajadores, verificar que tienen los permisos de manipulación de alimentos, gestionar las nóminas, si se desea fijar incentivos, establecer un Plan de Prevención de Riesgos Laborales y de formación específica en los casos que sea necesario, fijar horarios y calendario laboral, etc.
La tramitación y gestión administrativa de un restaurante no es sencilla. Por suerte en la actualidad contamos con herramientas informáticas como Gestor de Cocina que nos ayudan y permiten tener todo el papeleo en orden.
Esto es un pequeño resumen de toda la tramitación y los documentos para abrir un restaurante. Lo cierto es que es muy exhaustiva y la tramitación no es fácil.
Por ello nuestro consejo es que delegues toda esta burocracia, o parte de ella, en profesionales y en software digitales como Gestor de Cocina, pudiendo dedicar tu tiempo a lo verdaderamente importante que es el negocio, diseñando menús, negociando con proveedores y buscando clientes.
