1. Productos

Módulo empleado para gestionar los distintos productos que se utilizarán a la hora de preparar un plato (ficha de producción / receta base). Permite indicar numerosos detalles de cada uno de los productos, como por ejemplo las temporadas más idóneas para el consumo de cada uno de los productos, nombre en latín, …, así como registrar la relación de movimientos de productos de los distintos almacenes.

Permite indicar los proveedores que surten cada uno de los productos y el precio al que lo venden (guarda histórico), pudiendo indicar el proveedor favorito para cada producto, y siendo posible calcular de forma automática el precio medio del producto en base a varios criterios (precio mínimo, precio máximo, precio medio exacto), así como recalcular dicho precio a medida que va entrando nueva mercancía en los almacenes.

En caso de que un producto pueda ser servido por varios proveedores, a la hora de realizarse el pedido para poder servir un menú o carta, automáticamente se tendrá en cuenta el que de el precio más bajo de cara a que el coste sea el menor posible, o bien el proveedor favorito para cada producto.

Permite indicar información nutricional que servirá para conocer las proteinas o grasas ingeridas al consumir un determinado plato o menú, así como conocer el valor energético proporcionado. Dicha información, si lo desea, podrá descargarla desde la página web e incorporarla a su base de datos.

2. Test de rendimiento

Módulo empleado para indicar las aplicaciones que se le dan a los productos según el tamaño de éstos, calculándose de forma automática el número de raciones y precio de cada una de ellas a partir del peso de cada una de ellas.

Es posible especificar la merma que sufre el producto inicial y la repercusión de su coste sobre el resto del producto, así como el porcentaje o peso del producto que se quiere dedicar a cada una de las aplicaciones o usos.

3. Proveedores

Módulo empleado para gestionar los distintos proveedores que surten productos o vinos y licores.

Permite indicar los productos o vinos que surte cada uno de los proveedores y el precio al que lo venden, siendo posible actualizar el precio de estos de forma cómoda y rápida, de forma que se recalculen los costes asociados a cada uno de los platos de forma automática.

Permite recoger determinada información como el número de registro sanitario, la relación de días que recibe peticiones de pedidos o los días de entrega, entre otros. Permite visualizar sus albaranes, pedidos y facturas.

4. Recetas base

Módulo empleado para gestionar las distintas recetas base, las cuales permitirán crear de una forma más rápida nuevas fichas de producción, con la simple inclusión de la receta base dentro de la ficha de producción. Al actualizar las recetas base se actualizarán las fichas de producción automáticamente.

Permite indicar la composición exacta de productos a utilizar, la forma en la que se ha de elaborar y la relación de materiales a emplear.

Permite conocer en todo momento el precio total y unitario de la receta, así como realizar escandallos.

5. Fichas de producción

Módulo empleado para gestionar las distintas fichas de producción (recetas, platos, …). Permite indicar la composición exacta de productos a utilizar, la forma en la que se ha de elaborar la ficha, acabado y presentación, relación de materiales a emplear y características del envasado al vacío (en su caso), así como el color con el que aparecerá señalado en el TPV (para aquellos platos que estén en la carta) y el código de barras que tenga (por ejemplo en el caso de envasado al vacio).

Permite conocer en todo momento el precio total y unitario de la ficha de producción, así como realizar escandallos.

En caso de que haya indicado la información nutricional de cada producto podrá visualizar el valor energético que aporta cada ración, así como las proteinas, hidratos de carbono o grasas proporcionadas.

A medida que se van registrando las elaboraciones de los distintos platos se van actualizando los stocks de productos terminados, pudiendo conocer en todo momento los platos disponibles en tiempo real.

6. Menús de degustación / Banquetes

Módulo empleado para gestionar los distintos menús y banquetes de la empresa. Permite crear nuevos menús de una forma cómoda y rápida y calcular de forma automática el precio de éstos en base al número de comensales, siendo posible introducir en los menús fichas de producción y vinos. Permite además agregar mano de obra y otros costes del menú para tener controlado el margen, así como el color en el que aparecerá reflecado cada menú en el TPV.

Mediante este módulo podrá realizar el pedido de los productos necesarios de una forma cómoda y sencilla, agrupando por los productos empleados en las distintas fichas de producción e indicando los proveedores de éstos.

También podrá generar de forma automática el pedido más económico, identificándose lo que se debe pedir a cada proveedor para que el gasto sea el menor posible.

También aparecerá indicado el valor energético que aporta cada ración, así como las proteinas, hidratos de carbono o grasas proporcionadas.

7. Cartas

Módulo empleado para gestionar las cartas de la empresa, permitiendo crear nuevas cartas de forma rápida, pudiendo tener controlado en todo momento el costo de cada una de las fichas de producción, margen que se le quiera dar a cada una de ellas y el precio de venta correspondiente. Aparecerá indicado el valor energético que aporta cada ración, así como las proteinas, hidratos de carbono o grasas proporcionadas.

Al igual que en los menús, también podrá generar de forma automática el pedido más económico con lo que se debe pedir exactamente a cada proveedor para que el gasto sea el menor posible.

Podrá indicar en cada TPV la carta a utilizar, de forma que en barra utilice una y en la terraza otra con otros precios, por poner un ejemplo.

8. Clientes

Módulo empleado para gestionar la relación de los principales clientes de la empresa, siendo posible consultar los distintos gustos culinarios o alergias de éstos, así como los menús y vinos degustados, facturas, tickets y presupuestos que tuviese.

9. Control de cubiertos

Módulo empleado para llevar el control de los cubiertos de cada servicio según distintas tipologías, siendo posible generar distintos informes con gráficos.

10. Control de raciones de la carta

Módulo empleado para llevar el control de las raciones servidas en los distintos servicios en las fichas de producción de las cartas a lo largo de los distintos días en que las cartas estén vigentes, siendo posible indicar además de los platos de la carta nuevos platos del día. Podrá leer las raciones consumidas en las facturas de clientes.

Es muy fácil leer las distintas comandas de una determinada fecha e ir acumulando las raciones en la aplicación, siendo posible imprimir distintos informes que permitan ver los platos con más éxito y los menos solicitados.

11. Bodegas

Módulo empleado para gestionar las distintas bodegas que distribuyen vinos o licores.

12. Vinos

Módulo empleado para llevar el control de los distintos vinos empleados en los menús, relación de los proveedores de los mismos y precio al que vende cada uno de ellos (guarda histórico), así como la relación de movimientos de vinos de los distintos almacenes.

Permite tener controlado en todo momento los vinos más vendidos, total facturado y ganancias netas, entre otros.

Es posible indicar para cada vino el color con el que aparecerá señalado en el TPV (en caso de que esté incluido en la carta de vinos) y el código de barras que tenga asignado.

13. Tes e infusiones

Módulo empleado para gestionar los distintos tes o infusiones.

14. Glosario de términos

Módulo empleado para indicar los términos habitualmente empleados en la cocina, de forma que nadie se pueda liar al interpretar una receta o ficha de producción.

Podrá imprimir si lo desea todo el glosario de términos a modo de diccionario.

15. Técnicas de cocina

Módulo empleado para indicar las técnicas habitualmente empleados en la cocina, tal como abrir una ostra, de forma que sea más fácil comunicar a los demás cómo se deben realizar determinadas operaciones de forma correcta.

La información aquí recogida servirá como ampliación a las elaboraciones de los distintos platos, de forma que en la elaboración no tenga que detallar cómo realizar la operación en sí. (Ej: si en la elaboración pone «abrir la ostra y …», no hará falta indicar cómo se debe abrir la ostra, y eso lo reflejará en la técnica de cocina correspondiente).

16. Biblioteca de libros

Módulo empleado para recoger la información de los libros que tenga en su cocina, pudiendo indicar las palabras clave por las que posteriormente podrá realizar búsquedas. Podrá gestionar las clasificaciones que desee de forma que pueda organizar la información como usted quiera.

También podrá llevar un registro con los movimientos de los distintos libros, de forma que cuando quiera consultarlo pueda saber a quién se lo ha prestado y poder tener así una trazabilidad de los distintos libros.

17. Módulos de consultas

Mediante 20 módulos destinados a la consulta de productos, proveedores, recetas base, fichas de producción, reservas, almacenes, pedidos a proveedores, albaranes, facturas de proveedores, pedidos de clientes y facturas de clientes,… , según distintos criterios, es posible consultar los productos no usados en ninguna ficha de producción, los proveedores de una determinada familia de productos, las recetas base o fichas de producción con un determinado producto, las fichas de producción no consideradas en ningún menú o carta, los menús degustados por un determinado cliente, los vinos no tenidos en cuenta en ningún menú, los vinos que haya tomado un cliente, las reservas anuladas, las reservas firmadas por un determinado usuario o el número de veces que ha venido un cliente, gastos entre fechas, tickets emitidos, personal en activo, …, entre otros.

Desde cada resultado devuelto por la consulta podrá ir directamente al módulo correspondiente para verlo en detalle.

Los resultados podrá ordenarlos por las distintas columnas en orden ascendente o descendente y podrá exportarlos a excel si así lo desea.

En algunos casos hay una serie de consultas preestablecidas, mientras que en otros casos es posible jugar con todas las condiciones que se quiera (fichas de producción, recetas base y reservas).

18. Usuarios

Módulo empleado para gestionar los distintos usuarios de la aplicación así como sus correspondientes perfiles.

Es posible indicar para cada uno de los módulos de la aplicación y para cada usuario, sí pueden o no acceder a dichos módulos, añadir nuevos registros, modificar datos, eliminar registros, imprimir informes o realizar consultas.

19. Herramientas

20. Configuración

Es posible personalizar el nombre de la empresa y del centro para cada cliente, datos que aparecen reflejados en casi todos los informes en la parte inferior. De igual forma es posible configurar la unidad monetaria a emplear (por defecto es el €), los valores que aparecen por defecto a la hora de realizar reservas, los estados a tener en cuenta en los cálculos de grados de ocupación o disponibilidad de mesas (de forma que determinados estados como las anulaciones, listas de espera, …, distorsionen los datos).

También es posible configurar el nombre del chef o el slogan o frase que identifica a un determinado cocinero en caso de que así lo desee.

Desde cada módulo se configurarán las familias, clasificaciones, estados, formas de pago, …, y cualquier otra información susceptible de poder ser configurada.

21. Intercambio de información

1. Pedidos a proveedores

Módulo empleado para realizar los pedidos a los proveedores. Podrá ir agregando productos y vinos y el sistema le irá avisando si existen otros proveedores que los ofrezcan más barato. Podrá enviar el pedido directamente por mail, asi como generar el albarán desde el propio pedido. Desglose automático según tipos de IVA (indicados en las fichas de los producto / vinos).

Desde el módulo de Almacenes se podrán generar automáticamente los pedidos a los distintos proveedores mediante el Calculador de pedidos, que analiza la materia prima necesaria, y los proveedores más económicos y los favoritos.

2. Albaranes

Módulo empleado para registrar los albaranes de los distintos proveedores a medida que éstos van entregando la mercancía.

Según se va agregando la mercancía, ésta va incrementando los stocks actuales en los distintos almacenes y se van actualizando los precios unitarios de los distintos productos según distintos criterios, pudiendo o no considerar las existencias actuales y su valoración para dicho cálculo.

Para cada concepto del albarán es posible indicar el número de lote y fecha de caducidad, de forma que posteriormente se pueda indicar en el registros de elaboraciones diario los lotes específicos usados y permitir así tener una completa trazabilidad.

3. Facturas de proveedores

Módulo empleado para registrar las facturas de los proveedores a medida que éstas van llegando. Permiten agregar los albaranes que van asociados a la factura y ver de forma rápida el estado de éstos a fin de ver si la factura es correcta o no, e ir matando los albaranes correctos, o cambiando el estado a otros para revisarlos posteriormente…

4. Pedido de clientes

Módulo empleado para llevar el control de los pedidos realizados por los clientes (raciones, menús y vinos) con antelación. Tiene conexión con el módulo de Almacenes, pudiendo realizar automáticamente los pedidos a los proveedores recomendados para disponer de la materia prima necesaria a un coste óptimo.

5. Facturas de clientes

Módulo empleado para registrar las facturas de los clientes, indicando las raciones, menús y vinos consumidos. Permite descontar de los almacenes la materia prima consumida, reduciendo los stocks actuales.

Podrá generar de forma automática una factura a partir de un ticket registrado en el TPV.

6. Almacenes

Módulo multifuncional empleado para diversas acciones:

> Resumen de albaranes, pedidos a proveedores y pedidos de clientes en modo planificación mensual.

> Visualización de la matriz de precios, mostrando en las columnas los proveedores, en las filas los productos y vinos, y en las distintas celdas de cruce (Proveedor / Producto y Proveedor / Vino) el precio al que lo venden (en su caso), identificando en color verde el proveedor más barato.

> Stocks totales de productos/vinos y por almacén/departamento. Permite exportar a Excel los inventarios actuales y una vez actualizados en Excel importarlos, regularizándose las existencias y otros datos de los productos / vinos.

> Movimientos internos de mercancía (productos y vinos) entre almacenes/departamentos. Cuando se recepciona la mercancia se agrega a un almacén en concreto (indicado en el albarán correspondiente), y cuando se descuenta desde las facturas se descuenta de otro (indicado en la factura respectiva); entre medias la materia prima pasa por diversos almacenes.

> Cálculo de pedidos a proveedores. Agregando raciones, menús, productos sueltos y vinos, el sistema calcula la materia prima necesaria (productos y vinos) y recomienda el proveedor para cada producto / vino, en base al precio mínimo (proveedor más barato) o el proveedor favorito (que se haya indicado para cada producto / vino). Una vez indicado el proveedor que se quiere tener en cuenta para cada producto / vino (el recomendado por el sistema u otro disponible), se pueden crear directamente los pedidos a los distintos proveedores, pudiendo tener en cuenta las existencias actuales y los stocks mínimos.

1. Gastos

Módulo empleado para registrar los gastos generales, tales como alquileres, suministros varios (agua, luz, gas, teléfono…), seguros sociales, … . Permite fijar gastos periódicos. La información aquí contenida posteriormente se tendrá en cuenta en el cálculo de la rentabilidad mes a mes.

2. Análisis de rentabilidad

Módulo empleado para obtener de forma automática la rentabilidad del negocio mes a mes.

Por una parte se consideran los gastos ocasionados por la compra de materia prima, los gastos generales y los gastos en mano de obra, y por otra se consideran los ingresos obtenidos a partir de las facturas y/o los tickets.
La información aparece desglosada mes a mes según distintos criterios, ya sea por proveedor en el caso de la compra de materia prima, por departamento en el caso del coste de mano de obra, o por fuente de ingresos (menús, raciones, …), siendo posible obtener distintas gráficas.

3. Registro de elaboraciones

Módulo empleado para registrar lo que se va elaborando en el día a día junto con los lotes específicos de productos utilizados en cada caso. Con dicho registro por una parte se podrá llevar un control de los productos terminados listos para la venta (ej: raciones, platos precocinados, …), y por otra permitir más adelante realizar la trazabilidad.

A medida que se van realizando las elaboraciones se va reduciendo el stock de materia prima y a la vez se va incrementando el stock de productos terminados. Posteriormente dichos productos terminados se venderán y se sacarán del stock correspondiente, ya sea al emitir un ticket o una factura.

4. Trazabilidad

Módulo empleado para realizar la trazabilidad a partir de los números de lote de los productos.

Los productos se suministran por distintos proveedores con distintos números de lotes, y con ellos se confeccionan platos que posteriormente se venden a los clientes.

Con la trazabilidad lo que se pretende es poder conocer a qué se ha destinado el producto de un determinado lote o lo que se ha suministrado en un determinado albarán, y quién lo ha consumido y cuando, o viceversa, partiendo de una factura o ticket poder conocer qué materia prima se utilizó exactamente y poder saber quién la suministró, cuando y en qué condiciones.

1. Empleados

Módulo empleado para llevar el control del personal de la empresa, no sólo para saber quién trabaja en el negocio y cómo poder contactar con ellos, sino poder fijar turnos de trabajo, detallar las horas extras de cada empleado, tener un control de la hora a la que entra y sale cada uno o registrar los días de permiso entre otros, así como poder asociar mano de obra a las fichas de producción y menús en función de las categorías profesionales y el tiempo que utilice de cada una de ellas en cada caso (ej: 3 camareros x 8 horas / camarero para servir el banquete y además 2 cocineros para realizar los platos y además 1 somelier …).

A medida que los distintos empleados van llegando al establecimiento pueden introducir su número o código identificativo en un terminal dispuesto al efecto, o bien pasar una banda magnética por un lector; dicha información permitirá identificar al empleado y éste indicará si entra o sale.

Para cada empleado se indica su coste anual y el importe al que se le pagan las horas y servicios extras, así como las nocturnidades, y dicha información servirá posteriormente para calcular el gasto de personal mensual y tenerlo en cuenta para el cálculo de la rentabilidad.

2. Identificación

Módulo empleado para registrar las entradas y salidas de los empleados.

A medida que los distintos empleados van llegando al establecimiento pueden introducir su número o código identificativo en un terminal dispuesto al efecto, o bien pasar una banda magnética por un lector; dicha información permitirá identificar al empleado y éste indicará si entra o sale, utilizando dicha información posteriormente para calcular el tiempo trabajado, si ha trabajado o no según el plan de trabajo planificado, …, desde el módulo de Empleados.

A medida que los usuarios se van identificando automáticamente les irán apareciendo en pantalla los avisos que se les haya enviado desde el módulo de Empleados.

1. Salones y distribución de mesas

Módulo empleado para representar la distribución de las distintas salas o salones de su establecimiento. Fácil de usar, podrá ubicar las mesas de la forma que a usted le resulte más cómoda de forma que luego pueda identificarlas fácilmente; también se podrán establecer los tabiques o muros para una mejor identificación de las distintas mesas.

Cada mesa, ya sea rectangular o circular, tendrá una capacidad determinada (Pax) y ello permitirá posteriormente determinar la cantidad de mesas que hacen falta para una reserva o determinar el grado de ocupación de un salón o de todo el establecimiento.

Este módulo, íntimamente relacionado con el modulo de control de reservas, permitirá sacar una foto en cualquier momento con la relación de mesas disponibles, mesas confirmadas y mesas asignadas a reservas pero no confirmadas (cada tipo llevará un color para una mejor identificación).

También se podrán generar composiciones específicas de los salones, moviendo las mesas de sitio, colocando tableros entre mesas, …., sin alterar para ello la composición inicial de cada salón. Esto permitirá recoger la disposición de las mesas para un determinado evento sin necesidad de tener que alterar la composición inicial.

Desde el TPV podrá mostrar la disposición del salón y pulsar directamente sobre las mesas para abrir tickets, ir a tickets abiertos, …

2. Control de reservas

Módulo empleado para registrar las reservas de mesas de clientes, indicando la fecha, hora, restaurante / salón, turno, así como las mesas asignadas inicialmente y las definitivas. Permite asignar distintos estado a las reservas y conocer el histórico de cambios. Este módulo está relacionado con el módulo de Salones y permite seleccionar las mesas de forma gráfica sobre el plano del salón, identificando rápidamente las mesas ocupadas y las disponibles.

Permite conocer la ocupación del salón para una fecha concreta, así como crear listas negras con clientes que no se presentan a las reservas, saliendo un aviso por pantalla al reservar.

1. TPV / Tickets

Módulo empleado para registrar los tickets de los clientes, indicando los productos, platos, menús y vinos consumidos. Permite descontar de los almacenes la materia prima consumida y los productos terminados, reduciendo los stocks actuales. Diseñado especialmente para su uso con terminales táctiles.

La relación de productos, vinos, menús y raciones (en carta o fuera de carta) beben automáticamente la información registrada en los demás módulos, así como el PVP, color, foto que se muestra en el TPV y código de barras a utilizar (si así se desea).

Permite seleccionar directamente las mesas tomando la información de los salones que haya creados al efecto, tanto para asignar una mesa a un ticket como para ir a un ticket abierto; permite también registrar tickets emitidos en barra.

A medida que se van registrando las comandas en el TPV es posible ir mandando información a la impresora de cocina, de forma que allí estén al tanto de lo que hay que preparar al instante, o bien imprimir en la impresora de sala el ticket a entregar al cliente, ya sea uno sólo o varios parciales.

El TPV permite tanto el cobro de cada ticket indicando las distintas forma de pago usadas, como el arqueo de caja al final del día.